12.36
BAB V
DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL
Pada bab-bab sebelumnya telah dibahas berbagai alasan mengapa
orang-orang membentuk atau bergabung dengan suatu organisasi. Alasan
pokoknya adalah untuk mencapai tujuan-tujuan secara bersama, di mana
mereka tidak dapat mencapainya sendiri, atau lebih efektif bila dicapai
bersama. Organisasi formal diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk
mencapai tempat tujuan secara bersama. Menurut para penulis teori
organisasi klasik, organisasi formal adalah sistem kegiatan yang
terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkeja sama untuk mencapai
tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini
merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya
secara tegas disusun.
DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian
tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki
tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk
mencapainya. Jadi, struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang
menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi,
hubungan antar fungsi-fungsi serta wewenang dan tangggung jawabnya.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka, pertama, model struktur,
di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan
kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan
kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat
spesialisasi yang dapat diberikan. Sebelum kita membahas dua muka
struktur ini, terlebih dulu akan dibicarakan variabel-variabel kunci
yang menentukan desain structural organisasi. Yaitu strategi organisasi,
lingkungan yang melingkupinya, tekhnologi yang digunakan, dan
orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
STRATEGI DAN STRUKTUR
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di amerika.
Chandler menyimpulkan perubahan-perubahan strategi mengakibatkan perubahan-perubahan desain organisasional.
Setiap perusahaan yang diteliti Chandler pada mulanya mempunyai struktur yang disentralisasikan, di mana tipe struktur ini cocok untuk lini produk yang terbatas.
Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk
mengimplementasikannya, para manajer harus mempertimbangkan pengaruh
lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi,
struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama (
lihat gambar 5-1 ). Dalam pandangan pertama, organisasi adalah adalah
reaktif terhadap lingkungannya. Dalam pandangan kedua, organisasi adalah
proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan
di mana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih
panjang.
Gambar 5-1. hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan
Seperti diketahui, strategi organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnya.
Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :
- Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok nagi desain organisasi.
- Strategi mempengaruhi pemilihan tekhnologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan tersebut.
- Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi.
Gambar 5-2.
LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN STRUKTUR
Kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
- Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
- Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut diatas.
- Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan tekhnologi berubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi.
Setelah melakukan studi terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan
Stalter mengemukakan bahwa sistem mekanistik adalah paling sesuai untuk
lingkungan stabil, sedangkan sistem organic paling sesuai untuk
lingkungan bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat
menggunakan kombinasi dua sistem tersebut.
Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci manjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi.
Dalam sistem organik, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam
suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi
dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.
Penemuan Burns dan Stalker ini didukung dan diperluas oleh Paul R.
Lawrence dan Jay W. Losch. Mereka menggunakan derajat perbedaan dan
integrasi untuk menganalisa hubungan organisasi dan lingkungan
eksternal.
Lawrence dan Lorsch menyimpulkan bahwa perusahaan yang beroprasi dalam
suatu lingkungan tidak stabil adalah paling tinggi “dibedakan”,
sedangkan yang beroprasi dalam lingkungan stabil paling sedikit
“dibedakan”.
TEKNOLOGI DAN STRUKTUR
Menurut woodward, atas dasar haisl studinya, ada sejumlah hubungan
antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan
sebagai berikut :
- Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Dengan kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk “tall” dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.
- Rentang menajemen para manajer lini pertama meningkat dalam produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
- Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara tekhnologis memerlukan jasa-jasa pendukung.
ORANG DAN STRUKTUR
Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga
berhubungan dengan struktur organisasi. Para manajer adalah juga
karyawan, tetapi mereka mempunyai pengaruh-pengaruh khusus pada struktur
organisasi, sehingga kita perlu membicarakannya secara terpisah.
Manajer dan struktur. Sperti telah disebutkan di muka, nilai manajerial
merupakan factor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para
organisasi terutama para manajer puncak-mempengaruhi pemilihan strategi
secara langsung melalui preferensi mereka.
Karyawan dan struktur. Faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar
belakang. Derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersediaan
berbagai alternative di luar organisasi merupakan penentu penting
struktur organisasi.
Individu-individu dengan tingkat pendidikan rendah yang melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan repetitive dan membosankan mungkin lebih baik
dikelola dengna struktur yang lebih mekanistik.
PROSES DESAIN ORGANISASI
Dalam teori, proses desain organisasi dapat dimulai dari bawah ke
atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur
atas ke bawah, tujuan-tujuan prganisasi umum diterjemahkan menjadi
tujuan-tujuan khususu sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang
diinginkan. Tujuan-tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan nama
serangkaian departenen dapat diorganisasikan. Posisi-posisi dalam
berbagai departemen tersebut akan ditetapkan untuk berfungsi sebagai
sarana pencapaian tujuan-tujuan. Akhirnya berbagai kegiatan dirancang
untuk setiap posisi. Melalui proses deduktif penetapan hasil akhir dan
sarana-sarana pencapaiannya ini, struktur organisasi dapat dikembangkan.
PENDEKATAN KONTIGENSI DALAM DESAIN ORGANISASI
Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan
keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi.
Tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi. Struktur
yang paking cocok bagi organisasi sangat tergantung pda keadaan-keadaan
tertentu organisasi pada waktu tertentu.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan di
antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan
tanggungjawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing
tugasnya. Para manajer diharapkan dapat menentukan perilaku para anggota
organisasi untuk menempatkannya pada suatu posisi dalam struktur suatu
posisi yang menetapkan siapa “boss”nya yang di “harus” kan dan siapa
bawahan yang di “anggap”nya.
Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yaga dikenal :
model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya
manusia.
Model hubungan manusiawi, walaupun demikian secara eksplisit mengakui
bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan
posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya.
Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi
“mempersilahkan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan
kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan
jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan
kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab
kepadanya.
Kedua, pendekatan hubungna manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan
organisasi informal dalam departemennya yang menunjukkan bahwa ia
memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menantang. Manajer
disarankan untuk mengenal dan menaruh kepercayaan pada pemimpin
informal, memelihara hubungan-hubungan perorangan yang mungkin terbentuk
di antara para bawahannya.
Ketiga, pendekatan ini hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah
teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan
departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan
seluruh anggota organisasi.
Implikasi sumber daya manusia pada struktur organisasi walaupun abstrak,
adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia
mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri
lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas
manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat
meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Pembagian kerja
Secaara ringkas dapat dinyatajan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi
tingkat prestasi organisasi melalui minimalisasi ketergantungan pada
individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan
atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerja kasar. Pembagian
kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang
efisien untuk meningkatkan produktiitas. Tetapi, meskipun “bebefit” ini
memang menarik, perlu dikemukakan bahwa biaya-biaya yang berkaitan
dengan tingkat spesialisasi yang tinggi beberapa tahun terakhir terus
meningkat.
Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi structural
yang terjadi secara garis besar dapat terperinci sebagai berikut :
Wewenang, arti wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuaatu.
Kekuasaan, kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang. Walaupun
kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda.
Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah
kemampuan untuk melakukan hak tersebut.
Tanggung jawab, adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam
organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan
tugasnya atau fungsi organisasi.
Akuntabilitas, adalah factor di luar individu dan perasaan pribadinya.
Komunikasi dalam organisasi, dalam organisasi formal, arus informasi
mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi
alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian
perintah.
Hubungan lini dan staf, masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal
apa yang disebut hubungan lini dan staf. Keduanya merupakan pendekatan
yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
Rentang kendali, adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
Pendapat tentang rantang kendali yang paling kuat justru berdasarkan
dari teori dan bukan praktek. V.A. Gracunas, seorang konsultan dan ahli
matematika perancis, menemukan rumusan tentang kendali berikut ini :
R = n(2n-1 + n-1)
Dimana R adalah jumlah hubungan dan n adalah jumlah bawahan.
Struktur flat dan trall, dalam analisis organisasi, istilah flat (datar)
dan tall (tinggi) digunkan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang
kendali dan tingkatan manajemen.
Rantai wewenang dan scalar, bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam
suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu
dijadikan bawahan pada seorang atasa.
Kesatuan perintah, satu aspek dasar struktur organisasi lainnya
(implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang satu atasan”. Ini
berarti bahwa seorang bawahan hendaknya menerima instruksi dari sumber
tunggal.
DEPARTEMENTASI
Bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokkan
kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organisasi
horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan
prinsip spesialisasi klasik.
Departementasi yang lebih khusus, secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut:
DESAIN STRUKTURAL MODERN
Berikut ini akan diuraikan dan analisa berbagai model structural lebih
baru yang telah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi
tantanga-tantangan tersebut
Organisasi proyek
Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam industry ruagn angkasa dan
juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis,
pemerintahan, dan militer lainnya.
Arsip softskill