PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

A) PENDAHULUAN

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang.  Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

B) PEMBAHASAN

1.1 Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998).


- Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen

  Meningkatkan kekompleksan tugas manajemen dipengaruhi oleh beberapa hal :
1.      Pengaruh Ekonomi Internasional
2.      Persaingan Dunia
3.      Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4.      Batas waktu yang Singkat
5.      Kendala kendala Sosial

- Keberadaan alat untuk memecahkan masalah

Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk  meraih kesempatan. Untuk memecahkan masalah dibutuhkanlah suatu alat. Alat dalam hal ini komputer berfungsi untuk menyelesaikan suatu masalah dalam pekerjaan. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem manajemen informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.

1.2 Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian/ keterampilan dan pengetahuan manajemen.

- Keterampilan manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

a) Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

b) Keahlian Pemecahan MasalahPemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk  meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

- Manajer dan sistem perusahaanAhli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

a) Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan  ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

b) Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

1.3 Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.

1.4 Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Infromasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999).

Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.

Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
a)      Perangkat keras (hardware)
b)      Perangkat lunak (software)
c)      Prosedur
d)      Orang
e)      Basisdata
f)       Jaringan komputer dan komunikasi data

1.5 Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

- Fokus Awal pada DataPada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

- Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

- Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

- Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

- Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

1.6 Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem informasi berbasis komputer berkembang melalui tahapan-tahapan,analisis,rancangan,penerapan, dan penggunaan.Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi.


C) KESIMPULAN

Manajemen Infromasi dalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998) .

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi, Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.

D) DAFTAR PUSTAKA

1. Abdul Kadir, Pengenalan Informasi, Andi Jogyakarta, 2003, Bab1, Bab 3, Bab 4
2. E.S Margianti, D. Suryadi H.S, Sistem Informasi Manajemen, Gunadarma, 1994, Bab 1
3. Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Jogyakarta, 1999, Bab 20
4. McLeod, Management Information System, Prentice-Hall, 1998, Chapter 1

http://openstorage.gunadarma.ac.id/handouts/S1_TEKNIKINFORMATIKA/SIM/marliza/sim-minggu1.doc