Pengorganisasian dan Koordinasi

 sumber :

- srisetya.staff.gunadarma.ac.id/.../koordinasi+dan+rentang+Manajmen+1EB03.doc

- http://ridodolrivera.blogspot.com/2010/10/tipe-atau-bentuk-organisasi-dan.html

- http://achoocha.blogspot.com/2009/10/bentuk-struktur-organisasi.html

- http://luluk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8155/Pertemuan+kelima.ppt

- http://organisasi.org/macam-jenis-bentuk-bentuk-struktur-organisasi-departementalisasi-perusahaan-bisnis

1. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses yg menghasilkan organisasi dan struktur organisasi.

Organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.

A.  BENTUK-BENTUK BAGAN ORGANISASI

1.   Bentuk Vertikal

  Bentuk vertikal yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya

  bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. (Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid).

 

2.   Bentuk Horizontal

Bentuk horizontal ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kekanan atau sebaliknya.

Ciri-ciri :

a.       Organisasi masih kecil.

b.      Jumlah karyawan sedikit.

c.       Spesialisasi kerja masih kecil.

     

     

      Keuntungannya :

a.       Mudah dimengerti dan dilaksanakan.

b.      Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas.

c.       Merupakan jenis organisasi yang stabil.

d.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.

e.       Solidaritas karyawan yang tinggi karena saling mengenal.

3.   Bentuk lingkaran
Ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang lingkaran.

4.   Bentuk Piramid

Adalah bentuk yg mudah dimengerti. Bagan pyramid dapat disusun dari atas ke arah bawah.

Ciri-ciri :

a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan

    sedikit.

b. Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak

c. Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif kecil. 

B.  DEPARTEMENTALISASI

Adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.

Beberapa pendekatan dalam Departementalisasi yaitu :

•         Berdasarkan Fungsional

•         Berdasarkan Produk

•         Berdasarkan Pelanggan

•         Berdasarkan Geografis

•         Berdasarkan Matriks

Departementalisasi berdasarkan Fungsi

Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.
Kelebihan: kerja lebih efisien, pengawasan menjadi lebih mudah.
Kekurangan: sulit mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan yang berbeda, pertanggung jawaban menjadi kurang jelas.

Departementalisasi berdasarkan Produk

Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.
Kelebihan: pengambilan keputusan menjadi semakin cepat, koordinasi menjadi lebih mudah, dan pertanggungjawaban jelas.
Kekurangan: biaya operasional meningkat, duplikasi kegiatan/fungsi, pandangan sempit yang mengutamakan divisi/bagiannya.

Departementalisasi berdasarkan Pelanggan

Departementalisasi berdasarkan Geografis

Pada jenis departementalisasi ini wilayah dibagi ke dalam Departementalisasi,

Di mulai dari Manajer Pemasaran, dan di bagi menjadi 2, yaitu bagian penjualan dan bagian promosi. Kedua bagian ini lalu menyalurkan ke setiap wilayah.

Departementalisasi berdasarkan Matriks

Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

2.   KOORDINASI

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
A.  Pendekatan untuk Efektivitas Koordinasi

-         Teknik Manajamen Dasar

-         Meningkatkan Potensi Koordinasi

-         Mengurangi Kebutuhan Koordinasi

-         Teknik Manajemen Dasar : Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

-         Meningkatkan Potensi Koordinasi : Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

-         Mengurangi Kebutuhan Koordinasi : Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

B.  Rentang Manajemen

Rentang manajemen atau rentang kendali adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

C.  Pentingya koordinasi bagi organisasi

Koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

Pentingya koordinasi bagi koordinasi karena :

1.  Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2.  Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3.  Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.